Контроль документации в строительных проектах включает в себя создание, управление, изменение, выдачу и доступность бесчисленных строительных документов. Такие документы, как контракты, планы, руководства, а также бюджет, оборудование и детали дизайна, составляются и обрабатываются строительными компаниями с особой тщательностью.
Цель контроля документов – обеспечить хорошую организацию и управление документами компании, сохраняя их актуальность, доступность и долгосрочную доступность.
Управление подробной деловой документацией – утомительная, отнимающая много времени, но важная задача для строительных компаний. Не контролируя поток документов, компании не смогут завершить работы в рамках установленных бюджетов и сроков. Более того, весь процесс строительства будет очень хаотичным и бесцельным.
Строительные предприятия, в которых одновременно выполняются различные контракты и проекты, укрепляют и улучшают свою работу с помощью контроля документов. Контроль документов повышает производительность, предоставляя обновленную и необходимую информацию в кратчайшие сроки.
Это заставило ряд строительных компаний перейти от традиционных методов работы с ручкой и бумагой к цифровым вариантам контроля документов. Для оптимизации и упрощения этого процесса также было разработано несколько программ и приложений.
- 1. Связь
- 2. Вопросы доступности
- 3. Правовые вопросы
- 4. Подотчетность
Преимущества контроля документов
1. Централизованный сбор данных
В условиях многочисленных текущих проектов и совместной работы крайне важно иметь централизованное хранилище всех документов. Такое собрание обеспечит всем сотрудникам доступ к необходимым документам, что приведет к повышению эффективности и производительности.
Это также гарантирует, что все члены команды будут обращаться к одной и той же обновленной версии документа, а не к более старой, получая, таким образом, одну и ту же, самую последнюю и точную информацию. Доступ к необходимой информации в режиме реального времени увеличивает поток услуг и поддерживает производительность.
2. Доступность
В строительных проектах и контрактах задействовано множество документов. От первоначальных соглашений, планов, проектов, бюджетов, чертежей и спецификаций заказчика до информации о проектах. Контроль над документами также означает обеспечение их доступности для заинтересованных сотрудников. Вместо того чтобы обращаться к другим членам команды проекта, можно самому обратиться к документам.
Это повысит темп работы, а также исключит случайные недопонимания, возникающие из-за прохождения информации по длинной цепочке сотрудников. Доступность документов в любом месте без ограничения места и времени делает контроль документов чрезвычайно удобным и полезным для строительных проектов и совместной работы.
3. Простота координации
Учитывая наличие различных заинтересованных сторон в строительных проектах, эффективное управление контролем документов может сделать межгрупповую коммуникацию и координацию более гладкой, избегая любых задержек или осложнений. Если все сотрудники и рабочие имеют доступ к общей базе данных соответствующих документов, рабочий процесс будет иметь меньше препятствий.
4. Управление временем
Наличие доступа к важным документам именно тогда, когда это необходимо, экономит значительное количество времени. Это предотвращает задержки и обеспечивает выполнение контрактов в установленные сроки.
Контроль документов обеспечивает легкость доступа к ним для беспрепятственного выполнения различных соответствующих обязанностей. Без контроля документов неудобный поиск по всей документации снижает общую производительность проектов, отнимая лишнее время всякий раз, когда нужно обратиться к той или иной информации.
Специальные программы позволяют предприятиям устанавливать фильтры, адаптированные к их потребностям, что также минимизирует временные затраты.
5. Управление расходами
Для начала, системы управления документами устранят все расходы на бумагу. Использование программного обеспечения для управления многочисленными документами сделает рабочее место безбумажным, что позволит сэкономить значительную сумму денег. Возможность автоматизации, доступная в некоторых программах контроля документов, позволяет предприятиям автоматически осуществлять процессы, что снижает вероятность человеческих ошибок и дополнительные расходы, понесенные из-за них.
Как внедрить контроль документов?
Как уже говорилось, контроль документов экономит время и деньги, снижает вероятность переделок и человеческих ошибок, обеспечивает слаженную координацию, повышает эффективность и ограничивает административную нагрузку. Однако при внедрении контроля документов необходимо учитывать некоторые факторы.
Прежде всего, сотрудники должны быть ознакомлены с системой, а также доверять ее интеллекту. Пожилые сотрудники, привыкшие работать с традиционной системой, могут не очень приветливо отнестись к новой системе. Поэтому необходимо обеспечить надлежащее обучение, чтобы все были в курсе системы и ее возможностей.
Во-вторых, очень важно, чтобы предприятия оценили текущую работу системы контроля документов. Не оценив текущее состояние системы, невозможно понять, в каких областях ее можно улучшить. Оценка текущей системы на основе доступности, простоты в обращении, безопасности и других важных факторов является обязательным условием.
В-третьих, принятие новой системы, переход на безбумажный формат, поддержание рабочих процессов, использование возможностей автоматизации – вот некоторые из других шагов, которые необходимо учитывать при внедрении контроля документов.
Проблемы, связанные с контролем документов
1. Связьy
Для того чтобы успешно внедрить систему контроля документов, подключение к Интернету является основным требованием. В местах с плохим подключением к Интернету невозможно получить последнюю обновленную версию документов. Более того, централизованная система также не будет работать при плохом интернет-соединении.
2. Проблемы в ДоступДоступность
Рабочий на стройке может не иметь доступа к таким же технологиям, как руководитель, находящийся в головном офисе компании. Это особенно верно для цифровых систем управления. Поэтому любая система управления документами должна быть спроектирована таким образом, чтобы ее резервное копирование и использование людьми из разных иерархий не вызывало затруднений.
3. Юридические вопросы
Технические или логистические ошибки в документации и делопроизводстве могут привести к судебным спорам для строительной компании, что приведет к потере времени и денег. Система управления контролем документации гарантирует, что юридический аспект также будет тщательно изучен. Для решения этой задачи существуют определенные пакеты программного обеспечения.
4. Подотчетность
Контроль документации в строительных проектах осуществляется во многих вертикалях. В случае каких-либо ошибок или путаницы может быть трудно привлечь к ответственности одного человека или команду, если система контроля документации не управляется должным образом. При внедрении такой системы необходимо назначить человека, который будет следить за управлением системой и нести ответственность в случае каких-либо сбоев.
Что входит в состав строительной документации?
Типы документов для проектов тяжелого гражданского строительства
Как написать строительные спецификации для контрактной документации?
Читайте далее:- Типы строительных контрактов и их сравнение [PDF].
- Программное обеспечение для управления строительством – сравнение, особенности и преимущества.
- Облачные вычисления в строительстве: Используем ли мы все его преимущества?.
- Как эффективно управлять рабочей силой в строительстве?.
- 10 способов, с помощью которых 3D-моделирование и BIM упрощают строительство.
- Являются ли смарт-контракты следующей большой вещью в строительстве? [PDF].
- ISO 9000 в строительной отрасли.